Joko taas! Sähköpostilaatikko pullistelee turhista viesteistä, joiden sekaan tärkeät asiat hautautuvat. Eikö työyhteisön sisäistä viestintää voisi hoitaa jotenkin kätevämmin?
Lahden ammattikorkeakoulu päätti muutama vuosi sitten uudistaa viestintäkäytäntönsä vastaamaan paremmin nykyajan tarpeita.
Oppilaitos lähti etsimään mobiilikäyttöön soveltuvaa alustaa, jonka välityksellä opettajat ja opiskelijat voisivat viestiä keskenään sujuvasti. Alustan piti helpottaa myös yhdessä työskentelyä ja erilaisten sisältöjen jakamista.
Syksyllä 2016 lamkilaiset saivat käyttöönsä Office 365 -alustalle rakennetun intranetin. Intra toimii sisäisen viestinnän päätiedotuskanavana, johon kootaan tiedotteet, tapahtumakalenteri sekä kaikki pysyväksi tiedonlähteeksi tarkoitetut aineistot.
– Olemme linjanneet, että sisäinen viestintä on kaikkien yhteinen asia, joten jokainen työntekijä voi itse tuottaa sisältöjä ja uutisia intraan, kehittämispäällikkö Eija Mäkelä kertoo.
Ennen uudistusta henkilökunta piti paljon yhteyttä toisiinsa sähköpostilla. Nykyään talon sisäiset keskustelut, joihin myös opiskelijat voivat osallistua, käydään Officen mukana tulleessa yhteisöpalvelu Yammerissa.
Yammer on työyhteisön oma sosiaalinen media, jossa voi jakaa dokumentteja ja tehdä kyselyjä samaan tapaan kuin Facebookissa. Jokainen voi valita itse, mihin ryhmiin liittyy. Lamkissa tarjolla on esimerkiksi koulutusalakohtaisia ryhmiä ja Lamk News -yleisuutiskanava.
Yhdeksän vuotta Lamkissa työskennellyt Juha Hyytiäinen ei koe arkensa mullistuneen uusien viestintälinjausten vuoksi. Tieto- ja viestintätekniikan lehtorina hän on aina seurannut viestintätapojen kehitystä.
– Sisäinen viestintämme on ollut ennenkin jotain muuta kuin sähköpostin lähettelyä. Erilaisia välineitä on kokeiltu, ja kehitys on mennyt koko ajan parempaan suuntaan. Minusta viestinnästä on tullut avoimempaa, tehokkaampaa ja moniäänisempää. Myös sähköpostiliikenne on mielestäni vähentynyt.
Virallisten viestintäkanavien lisäksi opettajat hyödyntävät omissa projekteissaan hyväksi havaitsemiaan palveluja. Hyytiäisen tieto- ja viestintätekniikan tiimi otti vuoden alussa käyttöönsä Office-tuoteperheeseen kuuluvaan Teams-sovelluksen.
– Sovellus vaikuttaa tosi kivalta. Siihen saa chatin, jolloin keskustelut jäävät talteen aihealueittain. Palveluun voi myös kirjoittaa muistiinpanoja ja liittää tiedostoja. Ei tarvitse käyttää aikaa tietojen kaiveluun, Hyytiäinen vinkkaa.
Kuopion klassillinen lukio ryhtyi jo vuosikymmenen alussa varautumaan mobiiliteknologian voittokulkuun ja sen kylkiäisenä kehittyvään uudenlaiseen viestintäkulttuuriin.
Oppilaitos tilasi paikalliselta opetusteknologia- ja viestintäyritykseltä OnEdu-oppimisympäristön, joka on nykyään käytössä kaupungin kaikissa lukioissa.
Kuopion lukio-opetuspäällikkö Jukka Sormunen työskenteli Klassillisen lukion rehtorina järjestelmän kehittämisen ja käyttöönoton aikaan. Hän kertoo, että käyttäjien tarpeisiin räätälöity pilvipalvelu osoittautui erittäin monipuoliseksi ja moderniksi verrattuna aiemmin käytössä olleeseen Pedanetin Verkkoveräjään.
– Viisi vuotta sitten OnEdu oli oppilaitokselle täydellisin järjestelmä viestintä- ja opetusratkaisuksi. Se antoi meille internetsivut ja intranetin, oppimisalustan sekä julkaisujärjestelmän.
Oleellista oli Sormusen mukaan myös käytön vaivattomuus: sivustot toimivat millä tahansa laitteella, ja järjestelmään pääsee kirjautumaan Wilma-tunnuksilla.
Juha Hyytiäinen ja Heli Kamaja viestittelevät Lahden ammattikorkeakoulun kollegojensa kanssa yhteisöpalvelu Yammerissa.
Työyhteisöviestinnän näkökulmasta OnEdun ykköstoiminto on intranetin kalenteri, jonka tapahtumat kopioituvat automaattisesti käyttäjien henkilökohtaisiin allakoihin. Viestinnän tehokkuus perustuu kalenterin ympärille rakennettuun vuosikelloon.
– Tiedottamisesta vastaavien ihmisten on helppo katsoa edellisten vuosien malleista, mikä tematiikka on milloinkin ajankohtaista ja tärkeää, eli pyörää ei aina tarvitse keksiä uudelleen.
Tärkeistä ajankohtaisasioista lähtee opettajille kalenterilinkin sisältävä Whatsapp-viesti. Jos ajankohtaisuuksista tarvitsee keskustella kollegojen kanssa, viestittely hoituu helposti Whatsappissa.
Toinen kuopiolaisten sisäistä viestintää palveleva työkalu on blogi, johon opettajat kirjoittavat terveisiään koulutuksista. Pysyvä tieto taas kerätään Mobie Zine -julkaisujärjestelmään, jota Sormunen kutsuu ”opettajien Teknariksi” tekniikka-aiheiseen verkkomediaan viitaten.
– Kun joku löytää uuden opetusteknologian, hän kirjoittaa blogiin, kuinka on sitä käyttänyt.
Teknologiatutoriaalien lisäksi opettajat koostavat yhdessä opettajan opasta. Sormunen on erityisen tyytyväinen siihen, että julkaisujärjestelmässä kuka tahansa voi päivittää tietoja reaaliaikaisesti toisin kuin vanhojen pdf-muotoisten oppaiden aikaan.
Oppimisympäristön tärkeimpänä kehityskohteena Sormunen pitää ulkopuolisten käyttäjien lisäämisen helpottamista. Tällä hetkellä esimerkiksi ulkoistetut siivoojat eivät pääse käsiksi intran tietoihin.
Kuopiolaisten ja lahtelaisten kokemukset kuvastavat hyvin muutosta, joka työyhteisöviestinnässä on tapahtunut.
– Sisäistä viestintää ei enää nähdä vain johdon asiana, vahvistaa viestinnän lehtori Heli Kamaja Lahden ammattikorkeakoulusta.
Kuopiossa viestintävastuun jakaminen työyhteisön jäsenille on kannattanut.
– Kun ihmisille antaa valtaa, he huolehtivat asioista. Tämä tietysti edellyttää, että johto luottaa alaisiinsa ja työyhteisön jäsenet toisiinsa, Jukka Sormunen pohtii.
Kamaja neuvoo viestintäsuunnitelmiaan hiovia kouluja selvittämään, millaisia käytäntöjä muissa oppilaitoksissa on. Etenkin virallisten viestintäkanavien ominaisuuksiin on paneuduttava huolellisesti.
Viestinnän asiantuntijan näkökulmasta toimiva viestintäväline on nopea, kaksisuuntainen ja tavoittaa kaikki käyttäjänsä. Kamaja painottaa, että viestejä pitää tarvittaessa pystyä kohdentamaan tietyille vastaanottajille. Tämän lisäksi palvelussa olisi hyvä olla pysyvälle tiedolle säilö, josta etsimänsä löytää vaivatta.
Yksi tyypillisimmistä sudenkuopista on jatkaa vanhoja tapoja uusien rinnalla.
Tuttuihin tapoihin kiintyneet työntekijät eivät välttämättä riemastu, kun saavat opeteltavakseen tukun uusia käytäntöjä, järjestelmiä ja salasanoja.
Kamaja kehottaa opettajayhteisöjä antamaan uudistukselle aikaa. Pahinta on, jos koulun johto alkaa hätäpäissään tempoilla linjauksissaan.
Yksi tyypillisimmistä sudenkuopista on jatkaa vanhoja tapoja uusien rinnalla.
– Jos halutaan opettaa ihmiset lukemaan intran ajankohtaista-palstaa, ei missään nimessä pidä lähettää samaa tiedotetta enää sähköpostilla.
Sormunen painottaa kunnollisen perehdytyksen merkitystä. Kuopiossakin osa opettajista suhtautui epäilevästi uudistukseen, mutta kattava koulutus auttoi karistamaan ennakkoluulot.
Juha Hyytiäinen on päättänyt, että hän ottaa uudet viestintätavat vastaan avoimin mielin.
– Lähitulevaisuudessa voisin opetella käyttämään Teamsia paremmin ja opetella muutenkin viestimään tehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin.
Viesti viisaasti työpaikalla
Kun käytät sähköpostia
- Mieti, keitä asiasi todella koskee. Vältä joukkopostituksia ja vastaanottajien lisäämistä kopio-kenttään.
- Otsikoi viestisi selkeästi. Pelkkä ”kysymys” tai ”tiedustelu” ei erotu viestimassasta.
- Kirjoita tiiviisti. Aloita tärkeimmästä ja taustoita vasta lopussa.
- Muista alku- ja lopputervehdykset, jotta et vaikuttaisi tylyltä.
Kun käytät pikaviestimiä
- Mieti, mihin ryhmään postaat. Tavoitatko varmasti oikeat ihmiset?
- Jos asiasi koskee useita ryhmiä eri näkökulmista, kohdenna viestisi kullekin ryhmälle erikseen.
- Jos aloitat keskustelun, seuraa sitä loppuun asti eli vastaa kommentteihin ja kysymyksiin.
Vinkit antoi viestinnän lehtori Heli Kamaja.