Ahvenisjärven koulu viestii koteihin matalalla kynnyksellä ja ennakoiden

Nelisen vuotta sitten nykyinen Ahvenisjärven, silloinen Pohjois-Hervannan koulu Tampereella sai kielteistä palautetta ongelmatilanteiden hoitamisesta. Moni huoltaja ihmetteli, miksi juuri hänen lapsensa on nostettu tikun nokkaan.

Rehtori Ilpo Nybacka kirjoitti tiedotteen, kuinka koululla toimitaan, jos oppilailla on ollut vaikkapa tappelu. Nybacka avasi esimerkiksi sitä, milloin koulu tekee lastensuojeluilmoituksen. Vaikutus alkoi näkyä saman tien.

– Kun asia on etukäteen tiedossa, huoltajan ei tarvitse miettiä, kohdistuiko tämä omaan lapseen vai onko se kaikkia koskeva periaate, Nybacka kuvaa.

Nykyään vastaava tiedote lähtee koteihin joka lukuvuosi.

Ahvenisjärvellä käydään koulua neljässä eri pisteessä esiopetuksesta kymppiluokkaan. Oppilaita on vajaa tuhat, ja heistä noin 40 prosenttia on maahanmuuttajakodeista. Monikulttuurisen koulun huoltajista joku soittaa, toinen käyttää Wilmaa.

Nybacka kuuntelee eri kanavia herkällä korvalla. Jos sama kysymys toistuu pari kolme kertaa, asiaa pohtii luultavasti kymmenkertainen määrä huoltajia.

– Koronamylläkän alettua avasin maanantaisin tiedoston ja kirjoitin sinne asioita, joista tuli eniten kysymyksiä. Kun asiaa oli sopivasti, pistin viestin eteenpäin, hän kuvailee.

Huolestuneet kyselyt vähenivät, kun luottamus koulun tiedottamiseen kasvoi.

Sanallisen viestinnän lisäksi meidän pitää kehittää kuvallista viestintää.

Wilma-viestit Nybacka on opetellut kirjoittamaan selkokielellä, jotta myös vähemmän suomea puhuvat huoltajat ymmärtävät.

– Teksti toimii, jos Googlen käännösohjelma antaa siitä jotakuinkin järkevän käännöksen. Sanallisen viestinnän lisäksi meidän pitää kehittää kuvallista viestintää, Nybacka arvioi.

Matalan kynnyksen viestintäkulttuuria on rakennettu Ahvenisjärven koulussa pitkäjänteisesti. Oma roolinsa on Hervannan alueen kylämäisyydellä. Poikkeusolojen alkaessa silta koteihin oli valmiiksi olemassa.

– Pandemian alkuvaiheessa tähdensimme viikoittaisen viestinnän tärkeyttä silloinkin, kun kaikki on kunnossa, Nybacka kertoo.

Viestinnän pääväylänä on Wilma. Opettajat ovat aktiivisesti yhteydessä huoltajiin.

Äidinkielen ja kirjallisuuden lehtori Pia Hariola aloittaa yhteyden rakentamisen kirjoittamalla ohjausluokan huoltajille viestejä koulun arjesta.

– Varsinkin alussa pyrin olemaan paljon yhteydessä ilman erityistä syytä, että tulemme tutuiksi. Kannustan myös vanhempia olemaan yhteydessä minuun.

Ikävät ja monimutkaiset asiat Hariola hoitaa soittamalla. Hankalissa asioissa opettajia myös kannustetaan soittamaan tai käyttämään useampaa viestintäkanavaa.

Jos oppilaalla ilmenee vaikeuksia, vanhempien kanssa pidetään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa moniammatillinen palaveri.

– Siellä sovitaan, mistä asioista oppilas voi saada positiivista palautetta, ja sen jälkeen sitä annetaan herkästi aina kun mahdollista, Hariola kertoo.

Koulun viestintäkyselyissä huoltajat ovat toivoneet pääsevänsä kurkistamaan tavalliseen arkeen. Maistiaisia kotitalouden ja matematiikan tunneilta tarjoavat Facebook ja Instagram.

– Kuvan näppääminen Instagramiin käy aika helposti. Koululla on myös ollut sosiaalisesta mediasta vastaava opettaja, joka sai työstä erillisen korvauksen, Pia Hariola sanoo.

Vanhempainliiton barometritutkimuksissa koulujen viestintä on koettu pääsääntöisesti toimivaksi. Keskustelua yhteisistä periaatteista kuitenkin tarvitaan, jotta kodeissa esimerkiksi tiedetään, mitkä asiat viestitään Wilman kautta, mitkä muuta reittiä.

Opettajat lukevat Wilmaa ja sähköpostia arkisin kahdeksan ja neljän välillä.

Ahvenisjärvellä viestinnän periaatteita käydään säännöllisesti läpi opettajakokouksissa, veso-päivillä ja perehdytyksissä. Koululla on muun muassa linjattu, että opettajat lukevat Wilmaa ja sähköpostia arkisin kahdeksan ja neljän välillä ja vastaavat viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Linjaus tehtiin muutama vuosi sitten, kun viestien jatkuva kilahtelu alkoi näkyä opettajien jaksamisessa.

– Se on lupaus, että viestit luetaan ja niihin vastataan. Samalla se rajaa opettajan työn. Jos asia ei ole akuutti, neuvon ajastamaan Wilma-viestejä. Kasvatamme koteja siihen, että viestintä tapahtuu arkisin, rehtori Nybacka kertoo.

Hänen mielestään koulun kannattaa kertoa asioista ennakoivasti. Kuorma kevenee sekä kodeissa että koulussa, kun turhat huolet ja väärinkäsitykset karsiutuvat.

– Ja kertaus on poikaa. Kun jonkin asian on viestinyt viisi kertaa, se alkaa jo olla ihmisille tuttu, Nybacka summaa.

Viestinnän johtamisen professori Vilma Luoma-aho Jyväskylän yliopiston Kauppakorkeakoulusta näkee opettajayhteisöissä erityisen hyvät edellytykset viestinnän kehittämiseen.

– Opettajat ovat niitä harvoja ihmisiä maailmassa, jotka ovat saaneet koulutuksen toisten ihmisten ymmärtämiseen ja heidän kehittymisensä tukemiseen.

Luoma-ahon mielestä koulujen kannattaisi panostaa odotusten hallintaan.

– Onko vanhemmilla realistinen ja ajanmukainen käsitys siitä, mitä koulu tekee, mihin koulussa pystytään ja mitkä ovat prioriteetit?

Vanhemmat peilaavat lasten kertomuksia koulun arjesta omiin kokemuksiinsa – jotka ovat helposti kaksi- tai kolmekymmentä vuotta vanhoja.

Mitä enemmän koulu pystyy avaamaan omaa toimintatapaansa, sitä todennäköisemmin viestintä koetaan onnistuneeksi. Kun vanhemmilla on käsitys kokonaiskuvasta, odotukset eivät kasaudu yksittäiseen ohjauskeskusteluun ja vaitiolovelvollisuuden alaiset asiat herättävät vähemmän epäluuloja.

– Viestinnän tavoitteena ei ole se, että kaikki ovat koko ajan tyytyväisiä, innostuneita ja iloisia. Tärkeintä on, että prosessit koetaan läpinäkyviksi ja reiluiksi, Vilma Luoma-aho toteaa.

Juttua varten on haastateltu lisäksi väitöskirjatutkija Anne-Mari Kuusimäkeä, Vanhempainliiton viestinnän asiantuntija Leena Herlevi-Valtosta sekä erityisasiantuntija Pauliina Viitamiestä OAJ:stä.