6 vinkkiä fiksuun etäviestintään

Korona on sysännyt monet korkeakoulujen ja toisen asteen opettajat etäopettamaan, ja työyhteisönkin vuorovaikutus hoidetaan etänä. Kun etätyövälineet ovat kutakuinkin hallussa, voi siirtyä pohtimaan sujuvan etäviestimisen keinoja.

Tunnista etätyöväsymys

Herpaantuuko keskittyminen, puuroutuvatko päivät? Onko työhön tarttuminen vaikeaa? Kun poikkeusolot jatkuvat, etätyöväsymys saattaa vallata mielen.

Ehdollista aivosi työn ja vapaa-ajan erottamiseen esimerkiksi vaihtamalla vaatteita, käymällä kävelyllä tai kauppareissulla. Kun työpäivä päättyy, siirrä työkone pois silmistä.

Muista pitää taukoja. Vaihtele viestintävälineitä. Lepuuta aivojasi hoitamalla kahdenkeskisiä asioita puhelimella.

 

Taklaa epäluulot

Palaverit ovat kohtaamisia, joissa on tarkoitus jakaa asioita ja virittää yhteishenkeä. Etätapaamisessa saamme ilmeistä ja äänensävyistä välittyvää hienovaraista tietoa vähemmän kuin lähipalaverissa, jossa kaikki aistit ovat käytössä.

Mitä tuo puheenvuoro tarkoitti? Arvostellaanko minua? Niukka tieto puhekumppaneista ruokkii epäluuloja muita kohtaan.

Koska aivot ovat virittyneet puolustautumaan, ne nappaavat kommunikaatiosta herkemmin negatiivisia kuin positiivisia virikkeitä. Tätä kutsutaan negatiivisuuden harhaksi.

 

Tarkista äänensävy

Tule tietoiseksi äänensävystäsi sekä kamerakohtaamisissa että kirjoitetuissa viesteissä.

Mieti kameran paikkaa. Jos pidät kameraa alhaalla, katsot kuvassa toisia alaviistoon. Se voidaan tulkita ylimielisyydeksi

Huutomerkkien käyttäminen viesteissä tulkitaan herkästi komentamiseksi. Työajalla ja sunnuntaiaamuna lähetetyn viestin äänensävyssä on eroa.

Muutaman sanan sähköpostiviestit saattavat toimia tuttujen työkaverien kesken, mutta vieraampien silmissä lyhyet viestit näyttävät tylyiltä.

Kolme pistettä viestin perässä puolestaan voi antaa vaikutelman siitä, että lukijan pitäisi ymmärtää jotakin, jota ei sanota.

Osallistakaa, päivittäkää pelisääntöjä ja keksikää tapoja tuoda eloa etäaikaan.

Hyväksy hankaluudet

Etäkokouksissa ei pystytä hoitamaan asioita yhtä tehokkaasti kuin lähitapaamisissa, sillä pieni viive ja tekniset ongelmat ovat virtuaalielämän arkea.

Palaverien asialistaa ei pidä tehdä liian kunnianhimoiseksi. Aikaa tulee varata jutustelulle.

Mistäs tämä näyttö jaetaankaan? Tämän kysymyksen esittää kukin vuorollaan Teams-palaverissa.

Anna itsellesi oikeus olla tietämätön ja oppia uutta koko ajan.

 

Anna kuvasi puhua

Kameroita on hyvä pitää palaverissa päällä ainakin osan aikaa. Silloin näköaistikin pääsee välittämään tietoa.

Lähitapaamisissa puhuja saa ehdotuksilleen nyökkäyksiä tai muita kiinnostuksesta kertovia kommentteja. Ne puuttuvat etätapaamisista, jos osallistujat pitävät koko ajan kameroita ja mikrofoneja kiinni.

Videotapaamisessa viestejään voi kirkastaa esimerkiksi nyökkäilemällä tai hymyilemällä vähän tavallista enemmän.

Yhteinen aika on arvokasta. Tavoitteena on tehdä etäkohtaamisista niin hyviä, että kaikki jaksavat olla mukana alusta loppuun.

 

Keskity kuuntelemaan

Etäkokoustajan mielen voi vallata illuusio televisiokuvasta, jota katsellaan sivustaseuraajana. Ruudun äärellä on helppoa vetäytyä vuorovaikutuksesta. Vetäytymisen seurauksena sitoutuminen heikkenee.

Oletko etänä läsnä vai kirjoitteletko sähköpostia ja soitteletko puheluita virtuaalipalavereiden aikana?

Aivotutkimusten mukaan monen asian tekeminen yhtä aikaa aiheuttaa stressiä. Jos osallistujat ovat vain puolittain läsnä, se aistitaan myös ilmapiirissä.

Etäpalavereissakin tarvitaan aitoa kuuntelua ja läsnäoloa, jotta päästään aidosti kiinni siihen, mitä toinen ajattelee.

Kun tunnin palaverin lyhentää 45–50 minuuttiin, tapaamisten väliin jää aikaa happihypylle tai kiireisten asioiden hoitamiselle.

 

Lähteet: Aalto-yliopiston viestinnän ja puheviestinnän kouluttajan Martti Salon haastattelu sekä johtamisvalmentaja Pia Aallon esitys Johtamistaidon opiston webinaarissa.